建立檔案管理統一制度之研究

鄧正福

《海峽兩岸檔案暨微縮學術交流會論文集》 1994年 (1994/10) Pp. 231-242

摘要

本文之著眼，主在喚起主管當局和各機關上下，共同重視檔案，並儘速建立統一完整的制度，使行政效率提高，並確保我國重要文化資產，及國家史料以及學術研究重要文獻，有效掌管運用全國檔案人事管理培訓，作業督導，都有國家最高檔案管理機關主其事。
本文（一）首在檢討當前檔案管理之闕失，尤在於未普遍受到重視，以致機構組織不明確，人員名額無定，素質不一經費無常規，設備形形色色，管理方法亦不一致。又缺少督導，考核，獎懲制度。（二）改進之道，先決問道，殷望主其事者，要有堅定的信心和決心，過去已曾有兩次倡導改革檔案管理，祇是雷大雨小，說說而已。今天檔案查無著落、遺失、洩密、紛岐雜亂，民意代表的呼籲，媒體的評判，已到「非改革不可」之時。必須上下一心共同重視，排除萬難，徹頭徹尾的改進。（三）改進之途徑和要項，除在觀念上，堅定信心和決心，並宣導全國機關團體上下共同重視，共信共行外。必須積極進行的；是①培養檔案人才，建立檔案人事制度，提高其地位。②建立統一的行政體系，層層節制，督導管理。尤當成立總攪其成的全國檔案首腦單位一國家檔案局。③立法院應儘速通過國家檔案法使管理、應用、移轉、展出、都有法令依據，走上制度。④研訂國家檔案分類表和保存年限標準，統一檔案管理程序和方法，頒訂檔案管理手冊，全國共同依此實施，使作法一致。⑤改進運用資訊科技一微縮、電腦、光碟，並發展其運用。⑥規劃檔案一切設備「庫房」、「皮藏」、「作業工具」、「表卡」等，都有一定規模，內部設施集中統一。⑦要編列固定的專用經費，不要臨時拚湊。⑧建立嚴密的督導、考核、獎懲制度。以上種種，始能達到機構系統化、人員專業化、設備制式化、經費預算化、方法科學化、考核制度化的要求，以建立統一完整的檔案管理制度。
此爲當務之急，刻不容緩之事，必須主管當局，協同有關單位，上下共同重視，共竭心力，排除萬難，務求克底於成此一重大行政革新要務。使國家文化資產，重要史料，學術文獻均能妥善保存。行政效率激增，資訊科技蓬勃發展，檔案及從業人員地位提昇，國家和個人，均有裨益。此爲共同的心願和期望，必須共矢決心、智慧、經驗、奮力來完成。