檔案季刊/Archives Quarterly
國家發展委員會檔案管理局,刊名變更
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本文旨在說明我國教育類國家檔案審選原則及主題的規劃，先說明我國重要教育政務，再對教育部所管檔案進行分析，最後歸納出精選、區別、稀有性、重要性、歷史與研究優先及發展性等六項一般性原則，以及中央與地方兼顧的特殊性原則。又審選主題，提出總類等24項主題及179項子題。
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近年來由於國家公營事業民營化步伐之加快，民營化公營事業國家檔案的審選徵集亦隨之刻不容緩。在顧及資源有限之情況下，如何在浩瀚紙海中選取適宜作為國家檔案的企業檔案，厥為一大挑戰。本文以政治經濟學的研究方法，發展出一套可用為公營事業國家檔案評選標準之概念。重點在於：應設法理解這些公營事業所在之社會政經環境背景歷史，藉以辨識國家及其他政治行為者，在不同時期，對公管事業所欲達成的功能需求。經由這些理解與辨識，可協助擬定個別公營事業之徵集策略，以利於設定審選順序與後續檔案移轉時之資源配置。
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本文透過「第二、三屆國民大會歷次會議國家檔案」鑑定活動的個案分析，瞭解該鑑定工作運用檔案鑑定標準與價值的情形，掌握檔案價值在鑑定國家檔案方面所扮演的角色與意義。首先說明該項鑑定工作之緣起，其次敘述該工作之進行情形與鑑定原則，之後呈現鑑定結果，包括數量及實質案卷內容項目的說明；最後則以鑑定結果與鑑選人員的訪談資料為基礎，討論此次鑑定工作特點及檔案價值在此次鑑定活動的地位與應用情形。
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檔案管理或實體文件管理常常遇到文件找尋不易的困難，而且文件在處理過程中的遺失問題，亦造成文件重製的額外成本。無線射頻技術（RFID）標籤和讀取器，提供一種即時偵測文件位置的資訊工具：將文件貼附標籤，賦予一個獨特的文件身份號碼，並在文件簽入、簽出的場所，架設RFID讀取器，藉以偵測文件進入和離開該簽入、簽出場所的時間。除了追蹤文件的動態資訊外，搭配文件資訊資料庫之建置，於資料庫中儲存實體文件的電子檔案複本，可以有效整合實體與數位文件的管理。若賦予數位化管理的各式軟體功能，對文件加以檢索、分析、分類，更可進一步以完善的文件檔案管理機制，奠定知識管理的基石。
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在電腦及網際網路迅速發展與大量使用下，越來越多的檔案是以電子形式存在，如文字處理之套裝軟體、整合型辦公室自動化系統、自動化檢索工具以及電子資料庫之應用，以減輕行政作業負擔，方便資料查詢。由於資訊技術快速的發展，電腦改變傳統檔案產生及保存的方法，對於電子文件保存與處置將是本世紀檔案管理工作重要的課題之一。
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本文主要之目的，乃在介紹知識組織工具的發展及應用現況。首先從網路資源蒐尋問題談起，說明語意網的時代意義，進而介紹語意網的核心技術－知識本體（Ontology）之類型、語法及應用，最後簡單的說明歐美國家針對檔案，發展索引典的概況。
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在電子化政府的發展趨勢下，電子文件管理已成為各國政府最為重視的課題之一。本文即針對新加坡國家檔案局之電子文件管理系統，如電子公文系統以及電子檔案系統等方面進行探討。
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為滿足民眾知的權利，許多國家正積極推動電子化政府，以提供更多政府資訊讓民眾使用。在政府的公務活動中，除了電子公文外，電子郵件的使用也越來越頻繁。因此，電子郵件的管理已成為重要的課題。本文探討電子郵件的意涵、傳輸與標準、電子郵件管理及其相關問題。最後，針對如何妥善管理電子郵件提出建議。