ISO 9000檔案管理作業程序之製作與知識管理

檔案管理是行政管理工作重要的一環，如何將機構的文件資料有系統、有制度的管理，使前人工作的經驗的成績得以延續；歷史資料、法律憑證得以保存，更可以在應用時按一定的程序和方法，非常正確、簡易、訊速的找到所需要的資料，因此制定標凖化的作業程序就有其必要。國際標凖組織(ISO)對於各個機構或企業的品質管理實施認證制度，每一項工作都要書面文字化，並且製作標凖作業程序。文件與資料管制也是其中一項因此檔案也要按其實際工作情況，規劃適當而實用的作業程序書，以方便各工作人員作業時的依據。資料與檔案管理是組織內的經驗知識的有效紀錄；是資訊情報的最重要來源。良好有效的檔案管理不僅是儲存資料檔案，還要懂得利用資料檔案的資訊，更重要的還要儲存有用的資料檔案。如何從收集、整理、分類、儲存、提供、活用、交換、更新，乃至於廢棄、銷毀，都要有一套制度化的檔案管理規則，這種資料與檔案管理工作，就是「知識管理」最基本的工作。